# 経費精算（レシート提出と承認）の使い方

> 立て替えた費用のレシートを提出する手順と、経理担当がそれを受理して仕訳にする手順。差し戻し・再提出・取り下げの扱い、AI によるレシート読み取りの前提までを説明します。

Category: 機能ガイド
Updated: 2026-07-31
Keywords: 経費精算, レシート, 立替, 受理, 差し戻し

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## 2 つのメニューに分かれています

経費は、**出す人の画面**と**受け取る人の画面**が別のメニューになっています。

| メニュー         | 使う人         | タブ     | 内容                                       |
| ---------------- | -------------- | -------- | ------------------------------------------ |
| **レシート提出** | 立て替えた本人 | 経費申請 | 自分の提出一覧・提出・再提出・取り下げ     |
| **レシート提出** | 立て替えた本人 | ガイド   | 画面内の説明。タブ設定から非表示にできます |
| **経費精算**     | 経理担当       | 受理待ち | 受理して仕訳にする / 差し戻す              |
| **経費精算**     | 経理担当       | ガイド   | 同上                                       |

役割の分け方がこの機能の要です。

- **提出する人が出すのは、レシートと摘要だけです。**金額・勘定科目・取引日を入力する欄はありません
- **取引日・勘定科目・金額・取引先は、受理する人が入力して確定します**

会計の知識を前提にできない人が使う画面なので、会計上の判断は受理側に寄せてあります。両側から入力できるようにすると、どちらが正しいのかが曖昧になるためです。

## レシートを提出する

1. 経費申請タブの「経費を申請」を押します
2. レシートのファイルを選びます（JPEG / PNG / WebP / PDF に対応。新規の提出では必須です）
3. 摘要を入力します（例: 交通費（新宿→渋谷））
4. 「申請する」を押します

一覧には申請日・摘要・ステータス・カテゴリ・金額・レシートが並びます。

- **カテゴリと金額は、受理されるまで入りません。**受理を待っている間は「受理待ち」「—」と表示されます
- レシートの列にはサムネイルが出ます（PDF はファイルのアイコンになります）。**クリックすると原本が別のタブで開きます**
- 摘要をクリックすると詳細が開きます。受理済みなら取引日・カテゴリ・金額も表示されます
- 検索ボックスは摘要とカテゴリに一致します。フィルタからステータス（申請中 / 受理済 / 差し戻し）で絞り込めます

## 差し戻されたときは

差し戻されると、一覧のステータスが「差し戻し」になり、**理由が表示されます。**

1. 行の操作メニューから「再提出する」を選びます
2. 差し戻し理由を確認し、摘要を直します
3. レシートを撮り直したときは差し替えます（選ばなければ元のレシートのまま再提出されます）

## 取り下げる

行の操作メニュー、または複数行を選んで一括操作から「取り下げる」を選びます。

**受理済みの申請は取り下げできません。**受理の時点で仕訳が立っているためで、訂正は会計メニューでその仕訳を無効化して、正しい仕訳を入れ直します（[会計（仕訳帳・元帳）の使い方](/accounting)）。

## 受理する（経理担当）

経費精算メニューの受理待ちタブには、**既定で「申請中」のものだけ**が並びます。過去の分を見たいときはフィルタで広げてください。ヘッダーには受理待ちの件数が出ます。

受理待ちの行には「受理」「差し戻し」のボタンが直接並んでいます。

「受理」を押すと入力画面が開きます。

| 項目       | 説明                                   |
| ---------- | -------------------------------------- |
| 証跡を表示 | レシートの原本を別のタブで開きます     |
| 取引日     | 必須。レシートの日付です               |
| カテゴリ   | 必須。費用の勘定科目から選びます       |
| 金額       | 必須                                   |
| 取引先     | 任意                                   |
| 摘要       | 提出された摘要が入っています。直せます |

「受理して仕訳を作る」を押すと、**仕訳が 1 本できて、レシートがその仕訳に引き継がれます。**

読み取れない、私費が混ざっているといった場合は「差し戻し」を選びます。**理由は必須**です。提出した人が何を直せばよいか分かる粒度で書いてください。

## AI でレシートを読み取る

受理の画面には「AI でレシートを読み取る」ボタンがあります。押すと、レシートから取引日・金額・取引先を読み取って欄に入れ、勘定科目の候補を提示します。

- **あくまで任意の補助です。**押さずに手入力しても受理は完結します
- 読み取った内容は必ず確認してください。**確定するのは受理者です**
- この機能を使うには、**スペースの設定の「AI」タブで「書類の AI 読取」を承諾しておく必要があります。**レシートの原本が外部の AI プロバイダへ送信されるためで、承諾はスペース単位・設定権限のある人が行います
- 承諾していないときもボタンは押せる状態のままで、押すとその場に理由が表示されます

## 証憑そのものの保存は別のメニューです

経費精算が扱うのは「立て替えを精算して仕訳にする」ところまでです。**紙で受け取ったレシートを電子帳簿保存法に沿って保存する手続き**は、証憑保存メニューの担当です。読み取り仕様・取込時の検査・検索・出力の手順は[スキャナ保存（紙の書類の電子化）](/denchoho-scanner)を参照してください。

上長承認・多段承認・金額の閾値によるルート分岐といった承認ワークフローは、経費精算のプラグインで追加します。