# 電子取引データの保存

> 電子で受け取った請求書・領収書を保存し、取引年月日・取引金額・取引先で検索し、訂正削除の履歴を残し、ダウンロードの求めに索引簿 CSV と原本の一括 zip で応じるまでの操作手順。

Category: 電帳法対応
Updated: 2026-07-28
Keywords: 電子取引, 電帳法7条, 訂正削除履歴, 索引簿, ダウンロードの求め

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メールに添付されて届いた請求書、EC サイトで発行された領収書など、**電子で授受した取引情報**を保存するための操作を説明します。2024 年 1 月からすべての事業者に義務づけられている区分です。共通の前提は[総論](/denchoho)を参照してください。

## 3.1 対象と保存の方式

### 対象になるデータ

電子で受け取った、または電子で送った請求書・領収書・注文書・契約書などです。紙で受け取った書類は[スキャナ保存](/denchoho-scanner)の区分になります。

### 保存の方式

niyase は「**訂正又は削除の履歴が残るシステム**」で真実性の要件を満たします。タイムスタンプは利用しません。詳しくは [1.2](/denchoho#12-真実性はどう確保しているか) を参照してください。

> **必ずあわせて行うこと**: このシステムを使う場合でも、**授受した電子取引データの訂正・削除を原則として禁止する事務処理規程を定めることが必要です。** 国税庁のサンプルに準拠したひな型を、証憑保存 → 設定 → 真実性の確保 からダウンロードできます（法人用・個人事業者用）。

## 3.2 電子取引データを取り込む

証憑保存メニューの「取込」タブから取り込みます。

**niyaseクラウド / Desktop**: 経理 → 証憑保存 → 取込タブ。ファイルをドラッグ＆ドロップするか「ファイルを選択」から選びます。複数まとめて選べます。

**Mobile**: 経理 → 証憑保存 → 画面下の「＋」から選びます。

![証憑保存メニューの取込タブ。ドラッグ＆ドロップ領域と、スマホ撮影 OCR・メール転送取込の案内](/denchoho/evidence-intake.webp)

対応する形式は JPEG / PNG / WebP / PDF です。

取り込んだファイルは「書類一覧」タブに並びます。一覧に出る小さな画像は**一覧を見やすくするための縮小画像で、証憑そのものではありません。** 保存されている電磁的記録は取り込んだファイル（原本）です。

## 3.3 検索に必要な項目を記録する

保存したそれぞれの証憑に、**取引年月日・取引金額・取引先**の 3 つを記録します。この 3 つが検索の対象になります。

書類一覧から証憑を開き、「基本情報」タブで入力します。

![証憑の詳細画面の基本情報タブ。取引年月日・取引金額・取引先の入力欄と、訂正の事由の入力欄](/denchoho/evidence-detail-basic.webp)

- 撮影して取り込んだ場合は、文字認識（OCR）が 3 項目を自動で入力します。**内容を確認し、必要なら直して保存してください**
- 3 項目がそろっていない証憑は、一覧で「未整理」と表示されます。書類一覧の状態フィルタ「未整理」でまとめて拾えます

## 3.4 記録した内容を訂正する

「基本情報」タブで値を直し、**訂正の事由**を書いてから保存します。

保存すると、**訂正前の値・訂正後の値・事由・操作者・日時**が履歴に自動で記録されます。履歴は「訂正削除履歴」タブで見られます。

![証憑の訂正削除履歴タブ。訂正の区分・日時・変更前後の値・事由が記録されている](/denchoho/evidence-detail-revisions.webp)

**この履歴は削除できません。** 端末間の同期でも、履歴を消したり書き換えたりする更新は受け付けません。

## 3.5 削除と復元

**証憑の削除は論理削除だけです。** 削除しても、レコードもファイルの実体も残ります。保存期間の間に物理的に消える経路はありません。

1. 書類一覧または詳細画面から削除する
2. 確認のダイアログに「削除履歴は保持されます」と表示される
3. 削除すると、削除した事実が履歴に記録される

削除した証憑を見るには、書類一覧の検索条件で**状態「削除済み」**を選びます。削除済みの証憑も内容を確認でき、**「復元」で元に戻せます。** 復元した事実も履歴に残ります。

## 3.6 証憑を検索する

書類一覧の漏斗のボタン（「電帳法 検索条件」）から検索します。**3 形態とも同じ条件を指定できます**（Mobile は検索シートから開きます）。

![証憑の検索条件。取引年月日・取引金額の範囲、取引先、状態、値なし検索の条件が並んでいる](/denchoho/evidence-search.webp)

| 条件           | 指定のしかた                                 |
| -------------- | -------------------------------------------- |
| **取引年月日** | 単独指定と、開始日・終了日による**範囲指定** |
| **取引金額**   | 単独指定と、下限・上限による**範囲指定**     |
| **取引先**     | 名称の部分一致                               |
| 状態           | 未整理 / 未紐付 / 削除済み                   |
| **値なし検索** | 取引日なし / 金額なし / 取引先なし           |

- **2 つ以上の条件を同時に指定できます**（すべての条件を満たす証憑が表示されます）
- 一課税期間を通した検索ができます。期間で保存先が分かれることはありません
- 「値なし検索」は、その項目が**入力されていない**証憑を明示的に抜き出すための条件です。記録漏れを探すときに使います

## 3.7 原本を表示する・取得する

証憑の詳細画面の「プレビュー」タブで原本を表示し、「ダウンロード」で取得します。表示・印刷とも、コードではなく**名称**（取引先名・ファイル名）で表示されます。

- 表示と取得は、**有効期限つきの一時的な URL** を発行して行います。固定の URL で公開されることはありません
- **原本を開くにはインターネット接続が必要です。** クラウドと同期して使っている場合、端末に降りているのは縮小画像だけで、原本はクラウド側にあります
- クラウドに接続せず単体で使っている場合は、原本も端末内にあります

## 3.8 ダウンロードの求めに応じる

税務職員から電磁的記録のダウンロードを求められたときは、証憑保存メニューの「監査対応」タブから出力します。**いずれも利用者自身が製品の機能で出力できます。**

![証憑保存メニューの監査対応タブ。索引簿 CSV の出力と原本の期間一括ダウンロードの操作](/denchoho/evidence-audit.webp)

### 索引簿 CSV

取引年月日の**期間を指定して**、保存した証憑の一覧を CSV で出力します。

出力される列: 取引年月日 / 取引金額 / 取引先 / ファイル名 / 種類 / アップロード日（文字コードは BOM つき UTF-8）

### 原本の期間一括ダウンロード

同じ期間指定で、**証憑の原本と索引簿 CSV を 1 つの zip にまとめて**出力します。

zip の中身は、索引簿 CSV と、原本を収めた `originals/` フォルダです。原本がまだクラウドに届いていない証憑（端末で取り込んだ直後など）がある場合は、`未収載.txt` にその一覧が入ります。

**Mobile** では「索引簿」タブから、CSV と zip をそれぞれ共有の形で書き出します。

### スペース全体のエクスポート

スペース全体を出力する場合は、証憑の原本（差し替えた場合は過去の版も）が `files/evidence/` に同梱されます。

## 3.9 帳簿・業務記録と結びつける

電帳法は、保存した書類と帳簿の間に関連性を持たせることを求めています（重要書類の場合）。

証憑の詳細画面の「紐付け」タブから、買掛・請求書などの業務記録と結びつけます。**証憑の側からも、業務記録の側からも結びつけられます。**

![証憑の詳細画面の紐付けタブ。紐付いた業務記録の一覧と、業務記録を紐付けるボタン](/denchoho/evidence-detail-links.webp)

- 仕訳との紐付けは、下書きの仕訳を選んで添付します（3 形態とも）
- どの業務記録とも結びついていない証憑は、書類一覧の状態フィルタ「未紐付」で拾えます

## 3.10 保存の状態を確認する

証憑の詳細画面の「保存状態」タブで、その証憑が電帳法の 3 つの要件をどう満たしているかを確認できます。

![証憑の保存状態タブ。検索 3 要件・真実性・見読可能性の充足状況が表示されている](/denchoho/evidence-detail-status.webp)

| 表示        | 意味                                                           |
| ----------- | -------------------------------------------------------------- |
| 検索 3 要件 | 取引年月日・取引金額・取引先が入力され、検索の対象になっている |
| 真実性      | メタ情報の訂正・削除が履歴に自動で記録される                   |
| 見読可能性  | 原本をプレビューし、出力できる                                 |

## 3.11 保存期間

**電子取引データの法定保存期間は原則 7 年、欠損金が生じる事業年度は 10 年です。**

niyase は保存期間の上限を設けていません。保存期間の間、利用者の操作でデータが物理的に消えることはありません（[3.5](#35-削除と復元)）。

## 3.12 インターネットにつながらないときの動作

niyaseアプリ（Desktop / Mobile）は端末内のデータベースで動くため、オフラインでも次の操作ができます。

| オフラインでできること                     | オフラインではできないこと                                 |
| ------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------- |
| 証憑を取り込む（撮影・ファイル選択）       | **原本の表示・ダウンロード**（クラウドと同期している場合） |
| 書類一覧を見る・検索する                   | クラウドとの同期                                           |
| 記録項目を入力・訂正する（履歴も残ります） |                                                            |
| 索引簿 CSV を出力する                      |                                                            |
| 事務処理規程のひな型を出力する             |                                                            |

クラウドと同期している場合、端末で取り込んだ直後は原本がその端末にしかありません。**接続が回復すると原本がクラウドへ送られます。** 送られるまでの間は、期間一括 zip の `未収載.txt` にその証憑が記載されます（[3.8](#38-ダウンロードの求めに応じる)）。