# 自己作成書類の控え（電子書類）

> 自分で作成して交付した請求書・見積書・納品書の控えを、電子のまま保存する手順。交付の操作で控えが保存される仕組みと、日付での検索・出力まで。

Category: 電帳法対応
Updated: 2026-07-28
Keywords: 電子書類, 電帳法4条2項, 請求書, 控え, 適格請求書

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自分で作成して相手方に交付した書類の**控え**を、紙に印刷せず電子のまま保存するための操作を説明します。共通の前提は[総論](/denchoho)を参照してください。

## 5.1 対象になる書類

| 書類                         | 対象                                 |
| ---------------------------- | ------------------------------------ |
| 請求書の控え                 | **対象**                             |
| 見積書の控え                 | **対象**                             |
| 納品書・作業完了報告書の控え | **対象**                             |
| 給与明細・賞与明細           | 対象外（国税関係書類ではありません） |

## 5.2 適用にあたっての前提

- **書類を最初から一貫して電子計算機で作成していること。** niyase で作成した帳票が対象です。他で作った書類を後から取り込んだものは、[電子取引データの保存](/denchoho-transactions)または[スキャナ保存](/denchoho-scanner)の区分になります
- **[1.4](/denchoho#14-動作環境見読可能装置) の見読可能装置を用意すること**
- 事務手続を明らかにした書類を整えておくこと（[1.7](/denchoho#17-備え付ける規程のひな型を出力する)）

> **この区分では訂正・削除の履歴は求められていません。** 求められているのは、**交付したすべての控えを、作成したときのデータと同じ内容のまま保存すること**です。

## 5.3 帳票を作成する

| 帳票                   | 作成する場所                   | 交付前の状態                 |
| ---------------------- | ------------------------------ | ---------------------------- |
| 請求書                 | 経理 → **請求・回収** → 請求書 | 下書き                       |
| 見積書                 | 営業 → **見積**                | 下書き                       |
| 納品書・作業完了報告書 | 営業 → **案件** → 納品書       | （下書きの状態を持ちません） |

![請求・回収メニューの請求書一覧。請求番号・件名・取引先・発行日・支払期限・ステータス・合計金額の列を持つ](/denchoho/documents-invoices.webp)

請求書は適格請求書（インボイス）の記載事項に対応しています。

| 記載事項                           | 入力するところ   |
| ---------------------------------- | ---------------- |
| 発行者の登録番号（T + 数字 13 桁） | スペースの設定   |
| 取引年月日                         | 発行日           |
| 取引の内容                         | 明細の品目       |
| 税率ごとに区分した対価の額         | 明細の税率と金額 |
| 税率ごとの消費税額                 | 自動計算         |
| 交付を受ける事業者の名称           | 取引先           |

## 5.4 交付すると控えが保存される

一覧の操作メニューから **「交付する」** を選ぶと、**その時点の PDF が控えとして証憑保存へ保存されます。**

| 帳票                   | 交付の操作                                                    |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| 請求書                 | 状態を「下書き」から「送付済」に変える                        |
| 見積書                 | 操作メニュー → 「交付する」（下書きから「送付済」になります） |
| 納品書・作業完了報告書 | 操作メニュー → 「交付する」                                   |

![見積一覧の操作メニュー。編集・交付する（控えを保存）・請求書に変換・削除が並んでいる](/denchoho/documents-estimate-issue.webp)

- 保存される PDF は**交付した時点で固定**されます。後から作り直すことはありません
- 控えは証憑保存の書類一覧に並び、取引年月日（交付日）・取引先が記録された状態になります。取引金額は請求書・見積書に記録され、**納品書は金額を持たない書類なので空になります**
- 元の帳票と控えは紐付いた状態で保存されます

![証憑保存の書類一覧。交付した納品書・見積書・請求書の控えが並び、それぞれ取引年月日・取引金額・取引先・紐付けが記録されている](/denchoho/documents-issued-copy.webp)

3 形態とも同じ内容の PDF を生成します。niyaseクラウドはサーバーで、Desktop と Mobile は端末内で生成します。**同じ入力からは同じ帳票が出ます。**

## 5.5 訂正して交付し直したとき

内容を直して交付し直した場合は、**新しい控えとして積み上がります。** 前に交付した控えが書き換わったり消えたりすることはありません。

納品書・作業完了報告書は下書きの状態を持たないため、「交付する」を実行するたびに控えが積まれます。

交付した相手方が受け取った書類と、保存されている控えが 1 対 1 で対応する状態になります。

## 5.6 控えを検索する

控えは証憑保存の書類一覧から検索します。

**この区分で法令上求められている検索の軸は取引年月日（交付日）だけです。**

| 条件           | 指定のしかた                                 |
| -------------- | -------------------------------------------- |
| **取引年月日** | 単独指定と、開始日・終了日による**範囲指定** |
| **値なし検索** | 取引日が入っていない書類を抜き出す           |

一課税期間を通した検索ができます。期間で保存先が分かれることはありません。

操作画面は[電子取引の 3.6](/denchoho-transactions#36-証憑を検索する)と共通です。

## 5.7 控えを表示する・出力する

控えの PDF は、証憑の詳細画面の「プレビュー」タブで表示し、「ダウンロード」で取得します（[3.7](/denchoho-transactions#37-原本を表示する取得する)）。画面から書面への印刷もできます。

## 5.8 ダウンロードの求めに応じる

[電子取引の 3.8](/denchoho-transactions#38-ダウンロードの求めに応じる)と同じ操作です。取引年月日で期間を指定して、索引簿 CSV と控えの PDF をまとめた zip を出力します。

## 5.9 保存期間

**控えの法定保存期間は原則 7 年、欠損金が生じる事業年度は 10 年です。**

控えは証憑保存に置かれるため、[3.11](/denchoho-transactions#311-保存期間) と同じ扱いになります。保存期間の間、利用者の操作で物理的に消えることはありません。